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地址合肥市滨湖新区临滨苑C座1812
联系人李敬斌
手机18110993350

 会议会务服务的范围

一、会议开始前,负责与会人员的注册登记,包括签到和领取代表证件、会议文件及纪念品等;

二、每次会议开始前,在进门处检查与会人员证件;足动会议开始后,将摄影、文字及摄像记者请出会议厅室,将会议厅室的大门关上;

三、迎接嘉宾,引导代表等至指定席位;

四、记录会议的进行过程及代表的发言内容;

五、对要求发言的代表进行登记,及时将名单按报名先后顺序送交会议主持人或会议秘书.注意记录下代表的姓名,所代表的国?#19968;?#26426;构及发言顺序的先后要求. 有的代表要求靠前安排发言时间,有的要求靠后,有的要求居中,有的不提要求.

六、在场内分发代表发言稿、声明、提案草案、修正案稿等.发言稿通常在该代表发言期间分发,如稿件未到,可在主持人发言小结时分发,或在下次会议开始前 分发.为保证记录的准确性,如代表系临时发言且有手稿,可在其发言后向其暂借,复制后随即退还;

七、随时准备提供必要的会议文件及有关资料,供讨论时参阅;

八、每次会议开始前检查灯光、室温、卫生、名牌、桌椅、纸笔、饮水杯、(主持人用)木?#22330;?#25237;影设备等是否均已符合要求;

九、接听紧急电?#23433;?#36890;知所要求的通话人.会议厅室内的电话机通常只闪光而无铃声.秘书接话应轻声.其他人员应在会议厅室外的分机接话,以免干扰会场.

十、会议服务负责人要检查各类工作人员如同声传译译员、警卫、电工等是否均已到位;各种设施如电力、空调、音响、通风、同声传译等是否均已通畅待用.

会议会务工作的程序

一、领受任务:会议名称→会议性质→与会人数→会议期限→会议休息时间表→会议活动范围 →准备内容 →注意事项.

二、会前准备:会标→音响→主席台→茶具饮品→登记台→签到薄→休息安排→服务员配备→会场清洁 →接手纪念品、礼品(发放)→会场指示牌 →礼仪演?#23433;?#25490;

三、会前检查根据表格列项检查、设备设施、会议物品

四、引领登记:准备大厅指示牌→引领员→电梯引领员→会场引领员→指示牌→登记根据请柬、门票等发放纪念品

五、会场服务:主席台香巾、饮品服务、果盘、会场贵宾饮品、香槟服务→会场秩序维持服务(清理?#24615;?#20154;员)→清洁服务→委托代办服务→出会场的引领服务(先生,请?#24066;?#35201;帮助吗) →应急情况处理(火?#36136;?#25955;、禁坐电梯、失窃、?#31508;?#20154;询?#26102;?#24405;、相关人询?#26102;?#24405;、停电、溢水、电梯停机、急症救护)

六、汇报总结:向主办方主办人员汇报会议情况,遗留物品,剩余礼品,征求意见,说明情况→会后总结专题会(部门经理,会议服务人员参加)

会议会务服务流程

一般而言,作为专业的会议服务公司,对于会议服务流程的把握应该更专业更到位,会议服务流程大多经过以?#24405;?#20010;?#26041;?

一、策划 作为专业的会展代理公司,我们提供会展企划代理,告诉我们你的想法或者点子,我们为你提供可行?#33489;?#26696;、?#22995;?#20225;划、会议回执等等.

二、咨询 在此阶段,我们将与委托方进行初步沟通,并就委托方的一些关心点提出自己的预案供选择——譬如在预算范围内最?#23460;?#30340;会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及 与预算相适应的菜谱、会展交通流程、接待流程等.

三、考察 如果您认为沟通后可以相信我们,那么我们可以进入这个阶段——我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环?#22330;?#20132;通车辆及会展设备细节等等,并 在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨,大致明确双方的责任与义务.

四、?#33539;?这个时间需要的是?#25176;?#19982;细致——我们得一一推敲设想得流程及预案,尽可能把方案细化,然后以书面的?#38382;?#30830;认双方的权利、义务与责任,并签署相关服务协议.

五、执行 严格而又人性化地执行协议,将是双方合作精神的高度升华.不管设想如何完美,任何计划都是存在纰漏的,需要合作双方本着合作的理念,抛开暂时的不合,以会展的圆满结局为一 致奋斗目标.在此期间,双方需要口头或书面?#20449;?#21407;来协议以外的服务视为协议的延伸,并临时决定双方签字负责人,所有临时往来?#24066;?#37319;取事前商议、事后结算的方式执行.

六、结算 双方财务人员认真核对各类单据,严格按?#25307;?#35758;执行核算.

会议会务服务礼仪

一、 服务人员

(一) 仪容仪表

1、 着装统一整洁,佩带服务标志,不穿?#38386;?#21709;钉鞋.

2、 服务人员长发不遮眼,后发不披肩.要求化淡装,不浓妆艳抹,不佩带首饰.

3、 坐站规范端庄,不翘腿.

(二) 语言

1、 语调温和亲切,音量?#25163;?普通话规范.

2、 语言文明礼貌,适时运用"您好"、"您请用"、"请"、"谢谢"、"对不起"、"没关系"等礼貌用语.

3、 对服务对象主动打招呼,不漫不经心,不粗?#28304;?#35821;,不大声喧哗.

(三) 态度

1、 敬业、勤业、乐业,精神饱满,彬彬有礼.

2、 微笑服务,态度诚恳、热情、周到.

3、 工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉.

4、 解释问题有礼有节.

5、 想服务对象之所想,急服务对象之所急,尽服务对象之所需.

(四) 纪律

1、 上班前不饮酒,不吃异味食品.

2、 不准擅自脱岗、漏岗,不在服务场所使用电话.

3、 服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻.

4、 严格遵守职业道德.

(五)服务卫生

1、 工作服固定,整洁干净.

2、 定期体检,健康合格,持证上岗.

3、 勤理发洗手,勤修指甲.

4、 用品、用具分类保管,及时清洗、消毒,摆放整齐;领导房间的床上用品要及?#22791;?#25442;、清洗.

二、会前服务

(一)根据会议主办单位的要求,明确会议服务要求,并提前落实会议场所及会场主席台、发言席、话筒、签到席、横幅(会标)、背景音乐、鲜花摆放、领导休息室等,并提前检测、检查音 响、话筒等设备及会议各项要求的落?#30331;?#20917;.

(二)及时做好会场卫生,整理打扫桌面、抽屉、座椅、地面、门窗等,检查服务箱用品、面巾纸、洗手液配备情况.

(三)在会场入口醒目位置安放会议指示牌,室内座位牌摆放整齐.

(四)会议服务人员应提前1小时进入会场,检查会场整体效果,确保各项准备工作到位,并备好茶水,打开音响.播放轻音乐,同时打开安全门、照明灯及通道门,做好引导工作.如需使?#27599;?调,提前半小时开启.

三、会中服务

(一)会议服务人员在与会人员入场前,应站立在会议厅门口两侧,有礼貌地向宾客点?#20998;?#24847;,并说"早上(上午、下午、晚上)好"或"欢迎光临"等文明用语.同时对已入座的客人,及时 递上茶水、湿巾,茶水量一般控制在8分.上茶水时应遵循从左至右的原则,从宾客翼侧依次加水,原则上每20分钟添加茶水一次.

(二)会议服务人员时刻注意观察和随听音响设备运行状况.注意会场情况及室内温度,发现问题及时报告和处理.

四、会后服务

(一)会议结束时,服务人员应及时打开通道门,站立两侧,礼貌送客,向客人微笑点头,并说"慢走、再见".会后及时做好会场清理工作.若发现客人遗留物品迅速与有关单位联系.

(二)会议服务结束后,服务主管人员应主动及时填写ゞ会议服务意见单〃征求会议主办单位的意见,以总结工作,改进服务,意见单计入年终?#24049;?#33539;围.

(三)严格做好保密工作,不询问、议论、外传会议内容和领导?#19981;?#20869;容,不带无关人员进入工作间.

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